Mit der Integration von Microsoft Copilot in den betrieblichen Alltag hält Künstliche Intelligenz (KI) Einzug in immer mehr Unternehmen. Copilot verbindet die Fähigkeiten moderner Sprachmodelle (z. B. ChatGPT) mit den bekannten Office-Anwendungen sowie Windows 11 und ermöglicht neue Wege der Datenverarbeitung, Kommunikation und Dokumentenerstellung. Für Betriebsräte wirft der Einsatz dieser Technologien wichtige Fragen hinsichtlich Mitbestimmung und Regelungsbedarf nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) auf.

1. Technische Grundlagen und Einsatzbereiche

Microsoft Copilot existiert in unterschiedlichen Varianten, deren Funktionsumfang und Zugriffsmöglichkeiten jeweils unterschiedlich ausgestaltet sind:

• Microsoft 365 Copilot Chat (Bing): Diese Variante ist kostenfrei und arbeitet losgelöst von Unternehmensdaten, wodurch keine internen Dokumente oder E-Mails in die Analyse einbezogen werden.
• Microsoft 365 Copilot: Die tiefe Integration in Office-Anwendungen ermöglicht den Zugriff auf unternehmensinterne Datenquellen wie E-Mails, Dokumente oder Chats – unter Beachtung der bestehenden Berechtigungsstrukturen aus SharePoint und Exchange.
• Azure OpenAI Service: Mit dieser Option können Unternehmen eigene, auf KI basierende Lösungen entwickeln und bereitstellen.

Copilot verarbeitet Benutzeranfragen (Prompts) und greift, je nach Berechtigung, auf Unternehmensdaten zu. Durch die Anbindung an ein großes Sprachmodell (LLM) generiert Copilot individuelle Antworten oder Arbeitshilfen. Die Übertragung der Daten erfolgt stets verschlüsselt.

2. Datenschutz und Mitbestimmung

• Datenschutz:
  • Prompts, die über ein Microsoft 365-Konto eingegeben werden, sind vor einer Nutzung zum Modelltraining geschützt.
  • Administratoren im Unternehmen können die Nutzung von Copilot nur über bestimmte Tools nachvollziehen.
  • Der technische Zugriff auf personenbezogene Daten ist möglich, wird jedoch durch vorhandene Berechtigungskonzepte gesteuert und begrenzt.
• Mitbestimmungspflichtige Themen nach BetrVG:
  • § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, unterliegt der Mitbestimmung.
  • Umgang mit den Anwendunen aus Microsoft 365 Copilot Studio und der angebotenen Assisstenten
  • § 98 BetrVG: Regelungen zur Durchführung von Schulungsmßnahmen.
  • § 80 Abs. 1 BetrVG: Betriebsräte haben das Recht und die Pflicht, die Einhaltung von Datenschutz und Persönlichkeitsrechten zu überwachen.

3. Regelungsthemen für die Betriebsvereinbarung

• Zweck und Einsatzbereich
  • Definition der Aufgaben, für die Copilot eingesetzt werden darf, z. B. Unterstützung bei der Dokumentenerstellung, Zusammenfassungen oder Analysen.
  • Klarstellung, welche sensiblen Datenbereiche in der Nutzung ausgeschlossen werden.
• Zugriffs- und Berechtigungskonzept
  • Festlegung, welche Beschäftigten Copilot nutzen dürfen und welche Datenquellen zugänglich sind.
  • Umsetzung von Protokollierungs- und Nachvollziehbarkeitsmechanismen im Zugriff.
• Datenschutz und IT-Sicherheit
  • Regelung der Protokollierung und der Microsoft-Verabreitung von Prompts.
  • Regelung im Umgang mit personenbezogenen Daten, insbesondere hinsichtlich Löschkonzepten und Speicherfristen.
• Schulungen im Sinne des Art. 4 KI-Verordnung
• Transparenz und Information
  • Umfassende Information der Beschäftigten über Funktionsweisen und Datenflüsse bei der Nutzung von Copilot.
  • Regelmäßige Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen.
• Kontrolle und Mitbestimmung
  • Verpflichtende Beteiligung des Betriebsrats bei Änderungen, Updates oder Erweiterungen von Copilot.
  • Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der vereinbarten Richtlinien.
• Umgang mit KI-generierten Inhalten
  • Verbindliche Kennzeichnung von KI-generierten Texten, Analysen oder Entscheidungen.
  • Klärung der Verantwortlichkeit für durch Copilot erzeugte Inhalte.

4. Praxisbeispiele und Anwendungsfälle

• Copilot in Word: Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten, Texten, Beschreibungen und anderen Word-Dokumenten.
• Copilot in Outlook: Automatische Zusammenfassungen von E-Mails oder Besprechungen, um Zeit im Arbeitsalltag zu sparen.
• Copilot in PowerPoint: Erstellung und Gestaltung eines ertsen Entwurfs von Präsentationen .
• Copilot Studio: Entwicklung und Anbindung eigener, KI-gestützter Assistenten für spezielle Anforderungen in den Arbeitsprozessen.

Fazit

Die Einführung von Microsoft Copilot im Unternehmen erfordert eine Vereinbarung, um die Mitbestimmung und die rechte der Beschäftigten sicherzustellen. Betriebsräte sollten insbesondere Datenschutz, Transparenz, Zugriffsrechte sowie den Umgang mit KI-generierten Inhalten umfassend regeln. Mit einer klaren, ausgewogenen Betriebsvereinbarung lässt sich der Einsatz von KI-Assistenzsystemen wie Copilot im Sinne der Beschäftigten und unter Wahrung ihrer Rechte gestalten.