Flexible Arbeitsmodelle erfreuen sich bei Beschäftigten immer größerer Beliebtheit. Ein neues Konzept, das zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die sogenannte Workation – eine Arbeitsform, die Arbeit mit dem Aufenthalt an einem anderen, oft touristisch attraktiven Ort kombiniert. Die Umsetzung solcher Modelle wirft allerdings zahlreiche rechtliche und datenschutzrechtliche Fragen auf, die insbesondere für Betriebsräte relevant sind.

Workation – zwischen Urlaub und Arbeitsalltag

Der Begriff Workation verbindet die englischen Wörter „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub). Gemeint ist damit die Möglichkeit, die berufliche Tätigkeit unabhängig vom regulären Arbeitsplatz auszuüben – sei es im heimischen Café oder während eines längeren Aufenthalts im Ausland. Für Arbeitnehmende ist dieses Modell attraktiv, für Arbeitgeber und Interessenvertretungen bedeutet es jedoch erhebliche Prüfpflichten.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Zu Beginn jeder geplanten Workation steht eine rechtliche Einordnung der Arbeitsform. Wichtig ist hier die Abgrenzung zu etablierten Modellen wie Homeoffice oder mobilem Arbeiten. Eine Workation muss vom Arbeitgeber genehmigt werden; ein Anspruch darauf besteht nicht. Innerhalb des rechtlichen Rahmens gibt es folgende zentrale Punkte:

• Der Arbeitsort und die -dauer müssen vorab verbindlich vereinbart werden.
• Das Direktionsrecht des Arbeitgebers bleibt bestehen, auch innerhalb der EU-Freizügigkeit.
• Rechtsvorschriften zu Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht sind zu beachten.

Sozialversicherung und Steuern

Solange sich die Workation auf einen Zeitraum von weniger als einem Monat in einem EU-Mitgliedstaat, EWR-Land oder der Schweiz beschränkt, gelten in der Regel weiterhin die deutschen arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen. Beschäftigte bleiben sozialversichert, sofern der Arbeitgeber zustimmt, und können dies durch eine A1-Bescheinigung nachweisen lassen. Die steuerlichen Bedingungen bleiben in solchen Fällen meist ebenfalls unverändert.

Wer jedoch über einen längeren Zeitraum vom Ausland arbeitet oder mehr als 50 Prozent der Arbeitszeit dort verbringt, riskiert eine Verschiebung der Betriebsstätte mit weitreichenden steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen. Speziell bei längeren Aufenthalten außerhalb des EU/EWR-Raums kann es zu Doppelbesteuerungen kommen.

Datenschutz und IT-Sicherheit bei Workation

Eine der zentralen Herausforderungen für Betriebsräte liegt in der Einhaltung des Datenschutzes während der Workation. Denn bei der mobilen Arbeit außerhalb des Unternehmensnetzwerks steigen die Risiken für Datenverluste und Datenschutzverletzungen erheblich. Erforderlich sind daher genaue Vereinbarungen zur Datensicherheit und technische sowie organisatorische Maßnahmen, wie zum Beispiel:

• Verbindliche Nutzung sicherer Verbindungen und VPN
• Regelmäßige Schulungen zu Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben
• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungsmanagement
• Leitlinien zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung vorliegender Betriebsvereinbarungen zu IT-Systemen und mobilem Arbeiten

Handlungsempfehlungen für Betriebsräte

• Prüfen Sie, inwieweit bestehende Betriebsvereinbarungen bereits Regelungen zu Workation enthalten und ob diese an die neue Arbeitsrealität angepasst werden müssen.
• Klären Sie gemeinsam mit dem Arbeitgeber die genauen Rahmenbedingungen für eine Workation, insbesondere in Bezug auf Arbeitszeit, Aufenthaltsorte und technische Ausstattung.
• Fordern Sie eine transparente Information über Datenschutzmaßnahmen und sprechen Sie sich für gezielte Schulungen im Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten aus.
• Überwachen Sie die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und bestehender Vereinbarungen im Hinblick auf die neue Form des mobilen Arbeitens.

Zusammenfassend bleibt festzuhalten: Workation bietet neue Chancen für eine flexible Arbeitsgestaltung, erfordert aber eine sorgfältige rechtliche und datenschutzrechtliche Prüfung. Gerade für Betriebsräte ist es essentiell, auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu achten, Betriebsvereinbarungen anzupassen und Beschäftigte sowie Arbeitgeber über die Risiken und Bestimmungen zu informieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass auch beim mobilen Arbeiten im Ausland die Rechte und der Schutz der Beschäftigten gewährleistet bleiben.