Microsoft 365 befindet sich in einem stetigen Wandel, insbesondere im Bereich der Anwendungen für virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit. Für viele Betriebsräte und Personalvertretungen ist es deshalb eine dauerhafte Aufgabe, bestehende Vereinbarungen regelmäßig an die neuen technischen Rahmenbedingungen anzupassen. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen einen Überblick über aktuelle Neuerungen geben und gleichzeitig praxisnahe Regelungsthemen für Ihre betriebsratsseitige Begleitung aufzeigen.

Microsoft Copilot: Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag

Mit der Integration von Copilot, einer KI-basierten Assistenzfunktion, die auf der Technologie von ChatGPT basiert, werden wesentliche Microsoft 365-Anwendungen um künstliche Intelligenz erweitert. Copilot steht künftig als Seitenleiste in Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook oder PowerPoint zur Verfügung. Per Spracheingabe im sogenannten Chatfenster können Nutzende beispielweise Zusammenfassungen erstellen lassen oder Daten analysieren lassen. Mit den sogenannten „Prompts“ leiten Nutzende zielgerichtet Aufgaben an Copilot weiter – eine neue Art der Interaktion mit Software, für die Beschäftigte Training und Übung benötigen werden.

Aktuell befindet sich Copilot im kostenpflichtigen Preview-Test. Besonders hervorzuheben ist der sogenannte semantische Index. Hierbei erkennt die KI, gestützt auf die Kontextdaten des Unternehmens, Zusammenhänge und kann beispielsweise nicht nur den Namen eines Dokuments, sondern auch dessen Inhalt im Zusammenhang mit Projekten, Mitarbeitenden oder Terminen erfassen. Die Freigabe aktueller Funktionen wird primär für Microsoft 365 Unternehmenskunden (E3, E5 Lizenzen) ausgerollt. Wann und in welchem Umfang Copilot flächendeckend zur Verfügung stehen wird, ist derzeit noch nicht final festgelegt.

Neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit durch Copilot und Whiteboard

Copilot soll künftig zudem das Zusammenspiel in Microsoft Teams und Whiteboard verbessern. Beispielsweise können in virtuellen Besprechungen mit natürlichen Spracheingaben Ideen gesammelt, sortiert und visuell aufgearbeitet werden. In Gruppen-Chats unterstützt die KI bereits jetzt bei Organisation von Terminen, Zusammenfassung von Diskussionen oder der Klärung allgemeiner Fragen.

Regelungsbedarf und Mitbestimmung: Handlungserfordernisse für Arbeitnehmervertretungen

Die Einführung von Copilot in Microsoft 365 wirft spezifische betriebsverfassungsrechtliche Fragen auf. Insbesondere betrifft dies die Mitbestimmung nach § 87 BetrVG in Bezug auf

• die Veränderung von Arbeitsinhalten und -prozessen durch Automatisierung von Routinetätigkeiten,
• die Begleitung von Qualifizierung und Weiterentwicklung betroffener Beschäftigter,
• die Einführung und Anwendung technischer Überwachungseinrichtungen,
• den Schutz personenbezogener Daten sowie die Sicherstellung der Datensparsamkeit,
• Transparenz bezüglich der Risiken einer KI-gestützten Entscheidungshilfe.

Gerade der semantische Index, der aus unternehmensbezogenen Kontexten lernt und auf personenbezogene Unternehmensdaten zugreift, ist mit Hinblick auf Datenschutz und Mitbestimmung besonders kritisch zu betrachten. Wesentliche Fragen betreffen hierbei:

• Welche Daten werden verarbeitet und wie werden sie verwendet?
• Wird durch KI-Technologien unter Umständen das Urheberrecht oder das Unternehmensgeheimnis berührt?
• Werden die erzeugten Ergebnisse auch anderen Kunden oder gar Microsoft selbst zur Verfügung gestellt?
• Wo werden die Daten gespeichert (Stichwort: Rechtsraum und DSGVO-Konformität)?

Sofern bereits Betriebsvereinbarungen oder Konzernrahmenregelungen zur Nutzung künstlicher Intelligenz und deren Bewertung existieren, sollte die Einführung von Copilot in diese eingebettet werden. Empfehlenswert sind zudem risikobasierte Bewertungsansätze und Prüfungen, inwieweit menschliche Tätigkeiten durch KI ersetzt oder verändert werden.

Microsoft Viva: Die neue Experience-Plattform

Mit „Microsoft Viva“ entwickelt sich eine umfassende Plattform für Beschäftigtenbindung, Zusammenarbeit und Lernen im Unternehmen. Viva integriert verschiedene Module:

• Viva Insights: Analysen und Empfehlungen zur Verbesserung der Arbeitsorganisation.
• Viva Goals: Unterstützung bei Zielvereinbarungen und Planung in der Teamarbeit.
• Viva Pulse: Ermöglicht regelmäßiges, vertrauliches Feedback für Führungskräfte.
• Viva Engage: Förderung digitaler Communities, sozialer Interaktion und Netzwerkbildung.
• Viva Amplify: Zentrale Verwaltung und Durchführung von Kommunikationskampagnen.
• Viva Learning: Zugang zu Lerninhalten, neuerdings mit LinkedIn Learning verknüpft.
• Viva Sales, Connections, Answers, People: Weitere spezialisierte Module für Vertrieb, zentrale Anlaufstellen, Wissensmanagement und Verbindungen im Unternehmen.

Die stetige Ausweitung der Viva-Plattform und die zunehmende Integration in Personalmanagementsysteme (z.B. SAP SuccessFactors) ermöglicht ein umfassendes Mitarbeitendenmanagement, birgt aber auch Risiken im Hinblick auf die Verschiebung von Verantwortung für Qualifizierung und Weiterbildung hin zu den Beschäftigten.

Mitbestimmung und Regelungsthemen rund um Microsoft Viva

Viele Viva-Funktionen sind stark an US-amerikanische Arbeitskultur angelehnt, weshalb vor Einführung jeder Bestandteil auf seine Vereinbarkeit mit deutschem Arbeitsrecht und lokaler Arbeitskultur geprüft werden sollte. Folgende Aspekte verdienen besondere Aufmerksamkeit:

• Die Überprüfung, ob automatisch generierte Lernpfade und digitale Weiterbildungsmaßnahmen den Bedarf aller Beschäftigtengruppen abdecken,
• Sicherstellen, dass die Verantwortung für Weiterbildung nicht einseitig auf Beschäftigte übertragen wird, sondern auch das Unternehmen personelle und organisatorische Mitverantwortung trägt,
• Prüfung, ob Datenverarbeitungen und Feedbackprozesse den betrieblichen Datenschutzanforderungen und Mitbestimmungsrechten genügen,
• Etablierung transparenter Verfahrensweisen zur Nutzung und Auswertung von Insights-Daten (Verhaltens- bzw. Leistungsanalysen).

Ausblick: Gestaltung einer menschengerechten Arbeitswelt – Ihre Rolle als Betriebsrat

Die Integration von künstlicher Intelligenz wie Copilot und die umfassende Nutzung von Employee Experience Plattformen wie Viva werden den Arbeitsalltag und die Unternehmenskommunikation maßgeblich verändern. Die große Herausforderung liegt darin, die Chancen zur Reduktion von Routineaufgaben, schnelleren Informationsgewinnung und verbesserten Kollaboration zu nutzen, ohne Transparenz und Datenschutz aus dem Blick zu verlieren.

Gerade Betriebsräte sind gefragt, wenn es darum geht, diese Neuerungen zum Schutz der Interessen der Beschäftigten proaktiv zu begleiten. Dazu gehört die Nutzung Ihrer Mitbestimmungsrechte, etwa bei der Einführung neuer Technologien nach § 87 BetrVG und die Entwicklung von Rahmenregelungen, die ethische Grundsätze, Datenschutz und Qualifizierung absichern. Betriebsräte sollten konsequent darauf achten, dass sowohl die Weiterbildungsmaßnahmen, als auch die Arbeitsplatzerhaltung und Entwicklungschancen menschlich, transparent und planbar ausgestaltet werden.

Nur wenn die Einführung neuer Technologien gemeinsam mit den Beschäftigten gestaltet und durch nachhaltige Qualifizierung und Beteiligung abgesichert wird, kann echte Akzeptanz und Nutzen für alle Beteiligten entstehen.